28.02.2018 года в Муниципальном архиве администрации Тегульдетского района состоялась экскурсия для воспитанников МКУ ДО «Дома детского творчества», ребята разных возрастов с руководителем С.В. Ильиной посетили архив. Ведущий специалист по работе с архивными документами Т.Ю. Трофимова познакомила ребят с теми сторонами работы, которые обычно скрыты от глаз посетителей, а также рассказала, показала много практической информации. Ребята узнали, какие «тайны» скрываются за стенами архивохранилища.

    Всем известно, что архив – это кладезь человеческих знаний и опыта, накопленного поколениями. Информация, содержащаяся в архивных документах, вершит судьбы государств и отдельных граждан. Недаром с началом любой войны в первую очередь эвакуируют архивы.

 

Так что же такое архив?

Архив — это учреждение, структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архивы появились в XIV-XV вв. Это не были архивы в сегодняшнем понимании этого слова. Тогда документы хранились при церквях и монастырях вместе с ценными вещами и книгами. Само слово «архив» появилось при Петре I.

В настоящее время архивы размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения архивных документов зданиях, обеспечивающих нормативные условия хранения.

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления, или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

  Главными задачами архивов являются: хранение, учет, комплектование и использование документов.

Основное назначение архива – это обеспечение сохранности документов.

Для обеспечения сохранности документов ведется строгий учет.

В нашем архиве сегодня на хранении находятся 24399 ед. хр., объединенных в 81 фонд.

Основу архива составляют документы организаций и учреждений.

Архив систематически пополняется новыми документами в соответствии с профилем. Это называется комплектованием.

Источниками комплектования архива являются организации в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании договора.

Документы по личному составу отражают трудовые отношения работника с работодателем. К ним относятся приказы по личному составу, лицевые счета и ведомости по заработной плате, личные дела и личные карточки работников.

И еще … архив – это не склад забытых бумаг. Документы архива постоянно используются.

По ним исполняются запросы организаций и граждан. Ежегодно мы исполняем более четырех сот запросов. Архив выдает архивные справки о стаже работы, о заработной плате работавших в организациях, чьи документы хранятся в нашем архиве.

К нам обращаются за  подтверждением принадлежности земельных участков.

Также архив предоставляет документы пользователям для исследований (для составления родословной и т.д.).

Участились случаи обращений в архив по поиску своих родных и близких.

Архив предоставляет много информации, а именно фотодокументальных материалов для проведения профессиональных праздников.  

Архив хранит документы... А что такое архивный документ?

Архивный документ — это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документы появились с возникновением письменности. Документ — латинское слово, которое переводится как «поучительный пример» или «свидетельство».

Документы, сохранившиеся с древних времен, свидетельствуют о сторонах жизнедеятельности отдельных людей и государства. Практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси был пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «харией» или «телятиной». Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали потрепанные места и снова использовали для записи информации.

В XV веке дорогостоящий пергамент вытеснила бумага.

Однако в жизни нашей страны были периоды, когда не хватало бумаги. После Гражданской войны 1918-1922 гг. для архивистов была разработана специальная «Инструкция для вырезания чистой бумаги из архивных дел, подлежащих хранению». В те годы и во время Великой Отечественной войны из-за нехватки бумаги документы часто составляли на обороте других документов.

В настоящее время бумага не является единственным материальным носителем информации.

В зависимости от носителя информации различают следующие виды документов:

на бумажной основе:

  • текстовый документ. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  • рукописный документ. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки .
  • машинописный документ. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
  • изобразительный документ. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
  • графический документ. Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени (карта, таблица).

на других носителях:

  • фотодокумент. Изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Все документы в организации должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации. Основой систематизации документов является их группировка в дела. Дело — это совокупность документов. В условиях новых информационных технологий делом будет являться и папка, хранящая документы в электронном формате. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел состоит из разделов соответствующих структурным подразделениям организации. Одним из основных документов для определения сроков хранения является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (показ).

После того, как работа с документами закончена, они помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются внутри них в определенном порядке. Этот процесс называется формированием дел.

При формировании дел следует соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами (после них);
  • группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел;
  • раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело помещается одни экземпляр документа без черновиков и копий. По объему дело не должно превышать 250 листов, толщина дела не должна превышать 30-40 мм. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по личному составу и оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельные дела.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оно включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работником, отвечающим за делопроизводство.

Обложка дела оформляется в соответствии с номенклатурой дел. На каждом деле пишется заголовок и индекс дела из номенклатуры. Помимо этого, на обложку выносятся данные, позволяющие уяснить принадлежность документов к организации, их состав, содержание, срок хранения. На обложку последовательно выносятся:

  • наименование организации,
  • наименование структурного подразделения,
  • индекс дела,
  • заголовок дела,
  • крайние даты,
  • срок хранения дела.

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии в запирающихся шкафах, сейфах. Дела размещаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Завершающим этапом работы с документами является их подготовка к дальнейшему хранению и использованию. При этом проводится экспертиза научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранение. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В результате работы экспертной комиссии документы группируются по срокам хранения:

1. Документы, подлежащие постоянному хранению в муниципальном архиве.

2. Документы, подлежащие временному хранению в архиве организации (свыше 10 лет).

3. Документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет).

4. Документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) опись составлять не надо.

Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Дела располагаются в описи по степени важности. Опись состоит из годовых разделов. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей.

В нее входят следующие элементы:

  • порядковый номер дела (тома) по описи;
  • индекс дела;
  • заголовок дела (тома);
  • даты дела;
  • количество листов в деле;
  • примечание.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел архивом организации, по которой он сдает дела на хранение в муниципальный архив.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3-х лет, а затем сдаются в архив организации.

Дела временного (до 10 лет) хранения обычно в архив не сдаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

  • произвести нумерацию листов;
  • подшить в конце дела заверительный лист;
  • на важные документы составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
  • подшить дело специальными нитками;
  • оформить обложку дела (указать количество листов согласно заверительному листу, уточнить заголовок и крайние даты).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (фотографии, рисунки).

Документы, составляющие дело, подшивается на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Прием-передача дел в архив организации производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Архив организации передает на постоянное хранение документы в муниципальный архив, для которого данная организация — фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются в упорядоченном состоянии с описями дел.

Передача документов постоянного хранения в муниципальный архив осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком.

При хранении документов выявляются документы в неудовлетворительном физическом состоянии, в соответствии с этим проводится их реставрация.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение в хранилище. Так постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в коробках и связках.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику.

Так для архивных документов на бумажной основе оптимальная температура воздуха 17 - 19 °C, относительная влажность 50 - 55%.

Температурно-влажностный режим контролируется 2 раза в неделю путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальном регистрационном журнале.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли, проводится систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, связок).

Строго соблюдается охранный режим архива. Здание архива оборудовано средствами охранной сигнализации, организован пост охраны.

Также в архиве соблюдается противопожарный режим.

Архивохранилище оборудовано стационарными металлическими стеллажами. Архивные документы на бумажной основе размещены на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках, и связках.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, связка) снабжено ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Архивные документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения:

Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из хранилища и при возврате, производит работник архивохранилища.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел подкладывается карта-заместитель.

до трех месяцев - фондообразователям;

до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов из хранилища.

Сегодня вы познакомились с основными целями архива: обеспечение сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Узнали о том, что такое архивный документ, какие бывают виды архивных документов, как формируются, описываются и оформляются единицы хранения (дела). Рассмотрели особенности оформления документов, хранящихся в архиве. Ознакомились с организацией хранения архивных документов, познакомились с формами использования архивных документов.

Теперь вы знаете, что архивы являются хранителями информации, отражающей материальную и духовную жизнь общества, имеющей историческое, культурное, социальное значение. Архивы все активнее воздействуют на общественную жизнь и, возвращая обществу «уснувшую память», стимулируют его развитие

  

                                                                                                                                  Т. Трофимова

Последнее обновление: 16 апреля 2018, 12:38